RODO a konkursy: co musisz wiedzieć

Organizacja konkursu wiąże się ze zbieraniem danych osobowych — email, imię i nazwisko, czasem telefon lub miasto. Jest to całkowicie legalne, o ile przestrzega się kilku prostych zasad wynikających z RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych).

Zgoda musi być wyraźna

Nie wystarczy założyć, że uczestnik akceptuje wykorzystanie swoich danych, rejestrując się. Pole zgody musi być domyślnie odznaczone, sformułowane jasno i oddzielone od akceptacji regulaminu konkursu. Uczestnik musi dokładnie rozumieć, na co się zgadza, zanim kliknie.

Zbieraj tylko to, co niezbędne

Zasada minimalizacji danych jest centralnym elementem RODO: powinieneś prosić wyłącznie o informacje rzeczywiście przydatne do przeprowadzenia konkursu i wręczenia nagrody. Proszenie o numer telefonu "na wszelki wypadek" bez planowanego zastosowania to praktyka, której należy unikać.

Informuj o celu i okresie przechowywania danych

Twoja polityka prywatności musi określać, dlaczego dane są zbierane (przeprowadzenie konkursu, kontakt ze zwycięzcą, ewentualnie działania marketingowe, jeśli osobno i wyraźnie na nie wyrażono zgodę) oraz jak długo będą przechowywane. Po zakończeniu konkursu i wręczeniu nagrody dane nie powinny być przechowywane bezterminowo bez jasnej podstawy prawnej.

Szanuj prawa uczestników

Każdy uczestnik może zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia. Twoja polityka prywatności musi jasno wskazywać, jak korzystać z tych praw — zwykle poprzez prosty adres email kontaktowy.

Losowanie musi być uczciwe i możliwe do zweryfikowania

Zautomatyzowane, weryfikowalne losowanie buduje zaufanie: uczestnicy muszą móc wierzyć, że wybór zwycięzcy jest naprawdę losowy, a nie dowolny. Udokumentuj zastosowaną metodę w swoim regulaminie.

Podsumowanie

Zgodność konkursu z RODO opiera się na czterech filarach: jasnej, domyślnie nieodznaczonej zgodzie, minimalnym zbieraniu danych, przejrzystej informacji o ich wykorzystaniu i przechowywaniu oraz prostym sposobie na skorzystanie z praw przez uczestników. Te dobre praktyki chronią zarówno Twoją firmę, jak i Twoich uczestników.

Ten artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących konkretnie Twojej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem.